Letni razgovor ali Ocenjevalni razgovor(ang. Annual Performance Appraisal Interview, Performance appraisal) je sistematični pogovor oz. pregled in ocena dosedanjega dela posameznega zaposlenega, skupna ocena realizacije ciljev in nalog ter skupna ocena uspešnosti zaposlenega in vodje.
Običajno se razgovor izvaja letno, ponekod polletno ali na četrtletje. Ocenjevalni razgovor je širši pojem, a v Sloveniji se običajno uporablja izraz "letni razgovor", ki je tudi zakonsko urejen.
Zaposleni na razgovoru dobi informacije o svoji delovni učinkovitosti, pričakovanjih vodje in podjetja, ima možnost za razlago svojih pogledov na oceno, metode ocenjevanja, notranje in zunanje dejavnike, ki so vplivali na njegov rezultat v preteklem obdobju. Vodja na razgovoru sodelavca seznani s svojo oceno in informira o informacijah o politiki poslovanje, strategiji podjetja, organizacije.
Na letnem pogovoru se oba sogovornika pogovorita o načrtih za prihodnje ter o željah in pričakovanjih obeh. V okviru letnega pogovora skupaj določita cilje in naloge za naprej. Idealno bi bilo, če bi se letni pogovor opravil prav z vsemi zaposlenimi v podjetju enkrat letno (Ivanuša-Bezjak, 1999Ivanuša – Bezjak, M.: Letni pogovor vodje s sodelavci. V: Podjetnik, št. 1, 1999, str. 70-74, vzeto z: http://www.podjetnik.si/clanek/letni-pogovor-vodje-s-sodelavci-19991001 (7. 4. 2015)).
Za uspešno delovanje podjetja ali organizacije je zelo pomembno spremljanje, torej ugotavljanje in ocenjevanje, delovne uspešnosti zaposlenih. To jim pomaga določiti zmožnosti zaposlenih in ugotoviti, kje so potrebne izboljšave. Z ugotavljanjem delovne uspešnosti se kontrolira delo, določi se osnova za napredovanje, ugotavljajo se prednosti in slabosti, s tem pa lahko delavci s pomočjo vodij tudi planirajo svojo kariero. Z merjenjem uspešnosti posameznega delavca vodje dobijo povratno informacijo, ali so za določeno delovno mesto izbrali ustreznega človeka ter iščejo pomanjkljivosti posameznikov pri njihovem delu, s tem pa dobijo informacije o morebitnih potrebnih napredovanjih, premestitvah na druga delovna mesta, višanjih plač, dodatnih izobraževanjih ipd. (Lipičnik, 1998Lipičnik, B. (1998). Ravnanje z ljudmi pri delu. Ljubljana: Gospodarski vestnik). Nadrejene najbolj zanima, ali morajo določenega zaposlenega poslati na dodatna izobraževanja, ali ga premestiti na drugo delovno mesto ali preprosto nadaljevati z delom kot do sedaj. Te odgovore lahko najdejo skupaj s sodelavcem, predvsem pa je pomembna komunikacija med podrejenim in nadrejenim.
Delovno uspešnost lahko vodje merijo na več načinov, eden od njih pa je tudi letni razgovor. Bistvo ocenjevanja delovne uspešnosti je, da dosežene rezultate primerjamo s cilji, ki naj bi jih dosegel vsak zaposleni, na podlagi katerih se vodja in sodelavec skupaj dogovorita, kaj naj bi se v bodoče spremenilo in kako bi, če je potrebno, izboljšala delovno uspešnost in kakovost dela. Pri tem se opiramo na kriterije in dolžnosti za posamezno delovno mesto. Če želimo meriti dosežene rezultate, je nedvomno potrebno poznati cilje, ki jih je bilo potrebno doseči. Če zaposlenemu torej niso znani cilji podjetja in njegove konkretne zadolžitve, se z njim ne bomo mogli pogovarjati o merljivih rezultatih (Ivanuša-Bezjak, 1999).
Namen razgovora Namen letnega pogovora je spodbuditi vsakega delavca k razmišljanju o njegovih poklicnih željah, o njegovih strokovnih ambicijah. Letni pogovor je priložnost za nadrejenega, saj lahko prek njega spozna delavčeve želje, njegove občutke in pridobi informacije o njegovem želenem osebnem razvoju (Ivanuša-Bezjak, 1999).
Z letnimi razgovori si lahko pomagata oba, tako nadrejeni kot njegov podrejeni, saj je namen letnega razgovora prav najti odgovore, ali je potrebno pri delu določenega zaposlenega kaj spremeniti, ga poslati na kakšno izobraževanje ali le nadaljevati z enakim delom kot do zdaj. Sicer je za letni razgovor potrebnega kar nekaj časa, vendar pa se lahko ta čas povrne, ko se poveča motivacija zaposlenega za delo, ko se poveča delovna uspešnost, odnosi med vodjo in zaposlenimi pa se prav tako izboljšajo. Daje jima informacije, ki so dobra podlaga za odpravljanje težav in napak, za izboljšanje medsebojnih odnosov, za izboljšanje rezultatov dela, za uspešnost in učinkovitost obeh, za bolj kakovostno vodenje ter za vpliv na nadaljnji razvoj delavca in podjetja (Ivanuša-Bezjak, 1999). S tem, ko vodja povabi svojega sodelavca na razgovor, le-ta vidi da ga vodja spoštuje in upošteva. Tako se lahko sodelavec počuti koristnega za organizacijo in pridobi motivacijo za nadaljnje naloge. Takšen razgovor zaposlenemu pomeni posebno priznanje, potrditev, da je cenjen iz strani vodje, da se upoštevajo njegove želje ter da je za organizacijo potreben, koristen in zaželen (Majcen, 2001Majcen, M. (2001). Redni letni razgovori med vodjo in sodelavci. Ljubljana: GV Založba).
Gre za učinkovito orodje, s katerim lahko hkrati dosežemo več ciljev: motivacijo zaposlenega, optimalno razporeditev zaposlenih glede na znanje in potrebe organizacije, reševanje trenutnih težav, izboljšanje medsebojnih odnosov in še veliko več. Oba člena se morata na ta pogovor pripraviti, zato da je lahko rezultat čim boljši. Ne govorita le o sedanjem poteku dela, temveč se pogovarjata tudi o konkretnih ciljih, rezultatih dela ter o problemih, ki so povezani s področjem izvajanja delovnih nalog (Majcen, 2001).
Pravna podlaga Zakon o javnih uslužbencih (Ur. l. RS št. 56/02Zakon o javnih uslužbencih, Uradni list RS, št. 35/05; vzeto z: www.uradni-list.si (7. 4. 2015.)) v 105. členu predvideva letni razgovor kot obvezno sestavino dela z javnimi uslužbenci in pravi, da mora »nadrejeni spremljati delo in kariero uradnikov in vsaj enkrat letno opraviti o tem razgovor z vsakim uradnikom«. Ta določba se sicer nanaša na javne uslužbence v državnih organih in upravah lokalnih skupnosti, kar pomeni, da v drugih zavodih, podjetjih ipd. ni obvezen ali predpisan, vsekakor pa predstavlja kakovostno prvino pri delu z zaposlenimi in nadrejenemu omogoča primerno spremljanje razvoja sodelavcev.
Zakon o javnih uslužbencih (ZJUZakon o Javnih uslužbencih, Zakonodajno-pravna služba DZ RS, vir ) v svojem 111. členu pravi:
"Ocenjevanje uradnikov, ki se izvaja na podlagi zakona, ki ureja sistem plač v javnem sektorju, se uporablja tudi za spodbujanje kariere in pravilno odločanje o njihovem napredovanju. Postopek in pogoje napredovanja v višji naziv za organe državne uprave, pravosodne organe in uprave lokalnih skupnosti določi vlada z uredbo"
V istem zakonu je v 104. člen, v poglavju o izobraževanju, usposabljanju in izpopolnjevanju (XIII.) spremljanje kariere in strokovnosti dela javnih uslužbencev opredeljeno kot dolžnost vodij:
»Nadrejeni mora spremljati delo, strokovno usposobljenost in kariero javnih uslužbencev in vsaj enkrat letno opraviti o tem razgovor z vsakim javnim uslužbencem.«
Postopek ocenjevanja delovne uspešnosti natančneje opredeljuje Uredba o napredovanju javnih uslužbencev v plačne razrede (2008) Uredba o napredovanju javnih uslužbencev v plačne razrede, Vlada RS. Ocenjevanje se po tej uredbi opravlja za obdobje vsakega koledarskega leta (najkasneje do 15.3. naslednjega leta) in se opredeljuje s 5 stopenjsko ocenjevalno lestvico (odlična, zelo dobra, dobra, zadovoljiva in nezadovoljiva ocena delovne uspešnosti). Uslužbenci napredujejo za dva plačilna razreda, če dobijo 3 ocene odlično, za en plačilni razred, če dobijo tri ocene zelo dobro, če a so ocenjeni s tremi ocenami dobro, pa v ocenjevalnem letu na napredujejo. Ocenjujejo se vsi zaposleni, ne glede na obliko zaposlitve (določen, nedoločen čas, krajši delovni čas) ali prisotnost (tudi med odsotnostjo zaradi poškodbe, bolezni, porodniške). Zaposleni morajo biti z oceno seznanjeni. Za sistemizirano izvedbo postopka Uredba opredeljuje naslednje dokumente:
Ocenjevalni list za oceno delovne uspešnosti javnega uslužbenca v ocenjevalnem obdobju Evidenčni list napredovanja javnega uslužbenca v napredovalnem obdobju Podrobnejša opredelitev elementov delovne uspešnosti javnega uslužbenca Evidenčni list napredovanja javnega uslužbenca v napredovalnem obdobju
Ocena dela zaposlenega je osnova za napredovanje zaposlenega v javni upravi, ki se odraža tudi preko plačnega sistema, ki ga določa Zakon o sistemu plač v javnem sektorju (ZSPJS – UPB13) Zakon o sistemu plač v javnem sektorju, Uradni List RS.
Dvigovanje plač zaposlenih v javnem sektorju od junija 2012 ni mogoče zaradi sprejema Zakona za uravnoteženje javnih financ (ZUJF) Zakon za uravnoteženje javnih financ, Uradni List RS.
Vrste letnih razgovorov Razvojni letni razgovor je usmerjen v razvojne perspektive sodelavca, v izboljševanje njegovih zmožnosti, v usmerjanje njegove karierne poti (Majcen, 2001). Ocenjevalni letni razgovor je namenjen temu, da vodja sodelavčevo delovno uspešnost primerja s pričakovanji in določi oceno. Ocenjevalni razgovor se tako osredotoča na oceno, ki je formalna podlaga za pridobitev naziva, višjega plačnega razreda ali dela plače za uspešnost (Majcen, 2001).
Kdo naj ocenjuje delovno uspešnost Osnovno pravilo je, da letni razgovor opravi tisti, ki je v organizaciji neposredno nadrejen sodelavcu in ima moč odločanja. To so lahko direktor, pomočnik, vodja enote ipd. Opozoriti je treba še na naslednje: četudi se npr. direktor kot oseba na vrhu hierarhije odreče neposredni izvedbi letnih razgovorov in to nalogo zaupa svojim podrejenim ter jo prenese nanje, se mora s projektom v celoti strinjati ter sprejemati in upoštevati rezultate razgovorov (Majcen, 2001).
Pomen letnega razgovora s sodelavcem Letni razgovor je priložnost za analiziranje preteklih rezultatov organizacije, za reševanje težav in načrtovanje kariere zaposlenega v organizaciji. Njun razgovor je usmerjen v (Majcen, 2001 odnos med vodjo in sodelavcem, razmere, v katerih zaposleni dela, ugotavljanje potreb in želja glede osebnega razvoja in izobraževanja zaposlenega, načrtovanje dela za naslednje leto, preverjanje doseganja planiranih rezultatov iz preteklega leta, globalnih ciljev zaposlenega, s katerimi bo najbolje prispeval k poslovnim rezultatom organizacij.
Z letnem razgovorom vodja dobi prave informacije o tem, kako si posamezni zaposleni predstavljajo svoj položaj v organizaciji. Pretok informacij poteka tako od spodaj navzgor in od zgoraj navzdol. Vodja spozna želje zaposlenega, njegove občutke in informacije o njegovem želenem osebnem razvoju, kar lahko uporabi pri načrtovanju delovnih nalog. Vodja pridobi tudi povratne informacije o svojem vodenju ter o tem, kakšna je klima med zaposlenimi. Z letnim razgovorom vodja uskladi cilje in pričakovanja organizacije s cilji in željami sodelavca (StareStare, J.: Letni pogovor s sodelavcem, vzeto z http://www.fu.uni-lj.si/fileadmin/usr-files/Referat/Ucni_nacrti/PUK-LPS.pdf (7. 4. 2015)).
Povabilo vodje na letni razgovor je za zaposlenega priznanje, da ima v organizaciji neko veljavo. Pri razgovoru lahko zaposleni pove svoje želje, pričakovanja in počutje v organizaciji, razmišljanja in ideje glede preteklega dela in tekočih nalog, načrtov, predviden razvoj in delovno kariero. Poda lahko svoje mnenje o tem, kje so vzroki za rezultate, kakšne so bile uporabljene delovne metode ter o predlogih za izboljšanje razmer in organizaciji dela. Z vodjo na koncu skupaj sooblikujeta delovni in poklicni položaj sodelavca. Njun odnos se spremeni, postaja boljši v smislu medsebojnega sodelovanja. Skozi razgovor sodelavec spozna, kakšne so njegove možnosti za nadaljnji poklicni razvoj. Pridobi si tudi motivacijo za to, da začne razmišljati o poklicnih in strokovnih ambicijah (Stare).
Cilji rednega letnega razgovora Letni razgovor ima več ciljev (Majcen, 2001):
1. Izboljšanje delovne uspešnosti: Zaposleni izrazijo svoje mnenje, ideje, pripombe in pripomorejo k pozitivnim spremembam in rezultatom organizacije. Vodja z letnim razgovorom zaposlenim pokaže pozornost ter pripravljenost na spremembe in jih tako dodatno motivira.