Szczegółowa chronologia wydarzeń Rozpoczęcie dziennej zmiany i sytuacja przed wypadkiem thumb|upright=1.4|Godz. 8:45 wyłączenie z ruchu części stacji ze względu na prace w rozjazdach nr 7 i 8 thumb|upright=1.4|Godz. 12:18 wjazd pociągu tow. 84386 na tor nr 4 thumb|upright=1.4|Godz. 12:19 wyjazd lokomotywy luzem nr 3303 do Szczecina thumb|upright=1.4|Godz. 12:22 przygotowanie przejazdu bez zatrzymania dla pociągu „Barbakan” thumb|upright=1.4|Godz. 12:25 wypadek pociągu „Barbakan”
Rano, 5 maja 1997 służbę na nastawni dysponującej Rp w Reptowie objęła jedna ze stale tam pracujących dyżurnych ruchu. Zgłosiła się do pełnienia służby w stanie psychofizycznym umożliwiającym wykonywanie czynności związanych z prowadzeniem i zapewnieniem bezpieczeństwa ruchu kolejowego.
Na 5 maja 1997 zaplanowane były prace konserwacyjne w rozjazdach nr 7 i 8 w głowicy rozjazdowej usytuowanej od strony Stargardu. Prace rozpoczęto o godz. 8:45. Dla ich przeprowadzenia niezbędne było wyłączenie tych rozjazdów z ruchu, a także zamknięcie dla ruchu pociągów torów nr 1 i 3.