Podmioty objęte obowiązkiem prowadzenia księgi ewidencyjnej Prowadzenie księgi ewidencyjnej jest obowiązkowe dla wszystkich podmiotów zajmujących się obrotem zabytkami (przy czym muszą one spełniać wymogi definicji zawartej w ustawie o ochronie i opiece nad zabytkami), które przyjmują lub oferują do zbycia zarówno na własną rzecz, jak i na rzecz innych osób, zabytki o wartości przekraczającej 10 tysięcy złotych lub też wydają ekspertyzy dotyczące zabytków, a w szczególności opinie traktujące o datowaniu zabytku oraz jego wycenie.
W praktyce do prowadzenia ksiąg ewidencyjnych są zobligowane głównie domy aukcyjne, antykwariaty i galerie. Podmioty mają obowiązek wpisywania informacji o zbywaniu i nabywaniu zabytków, a także ujawniania wszystkich przeprowadzonych ekspertyz. Ponadto zgodnie z rozporządzeniem z 5 grudnia 2017 r., za każdym razem, gdy zostanie przeprowadzona ekspertyza zabytku, musi ona zostać wpisana przez jej autora do księgi ewidencyjnej, nawet jeśli dotyczy zabytku, którego wartość jest niższa niż 10 tysięcy złotychWojciech Szafrański, Szafrański: Księgi ewidencyjne na rynku sztuki pożądane, ale…, „Dziennik Gazeta Prawna” 16.05.2017, dostęp: 2022-01-20..