Założenie księgi ewidencyjnej jest jednak możliwe przez każdy podmiot, który zajmuje się obrotem zabytkami lub nawet okazyjnym obrotem. Prowadzenie ksiąg ewidencyjnych może pomóc w uniknięciu ewentualnych wątpliwości co do pochodzenia posiadanych zabytkówKatarzyna Frątczak, Zbierasz dzieła sztuki? Sprawdź czy księgi ewidencyjne dotyczą ciebie, „Łukomski Niklewicz. Adwokacka Spółka Partnerska” 09.03.2020, dostęp: 2022-01-20..
Forma dokumentu Wytyczne dotyczące sposobu wykonania oraz wzór księgi ewidencyjnej również zostały uwzględnione w rozporządzeniu z 5 grudnia 2017 r. Wymogi formalne, które musi spełniać księga ewidencyjna to format A4 i trwały sposób wykonania, czyli taki, który pozwoli osobie odpowiedzialnej na użytkowanie jej przez cały okres prowadzonej działalności. Strony księgi powinny być ponumerowane i zabezpieczone przed możliwością ich usunięcia lub wymiany. Numeracji podlegają także fotografie oraz dokumenty dołączane do księgi w postaci załączników.