W przypadku obiektów wielopłaszczyznowych lub wieloelementowych wskazane jest wzbogacenie bazy fotograficznej o pozycje ukazujące dzieło z różnych perspektyw.
Oprócz fotografii zabytku oraz kopii lub odpisu ekspertyzy, niezbędnym załącznikiem jest oświadczenie zbywcy określające miejsce pochodzenia zabytku, sposób nabycia, a także odpis faktury lub jakiegokolwiek innego dokumentu poświadczającego zbycie zabytku. Dokumenty dołącza się, aby potwierdzić autentyczność obiektu i zagwarantować, że nie posiada on wad prawnych. Prowadzący księgę musi zapewnić o legalności pochodzenia dzieła oraz o tym, że nie przekroczyło ono granic Unii Europejskiej lub państwa trzeciego w sposób niedozwolony. Zabytki zakupione poza obszarami Unii Europejskiej muszą posiadać w załącznikach do księgi odpowiedni dokument poświadczający nabycie zabytku, jego cenę oraz potwierdzenie dopuszczenia do obrotu.
Prowadzenie księgi ewidencyjnej i dokonywanie wpisów Osobą uprawnioną do dokonywania wpisów w księdze ewidencyjnej jest każda osoba uprawniona do reprezentowania podmiotu prowadzącego księgę ewidencyjną lub osoba przez nią do tego upoważniona poprzez wskazanie jej na pierwszej stronie księgi.