W ustawie nie pada pojęcie sztab kryzysowy, ale z uwagi na zakres kompetencji uznaje się, że jest to pojęcie tożsame z Wydziałami Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego lub Zespołami Zarządzania KryzysowegoMiasto Stołeczne Warszawa https://bezpieczna.um.warszawa.pl/zarzadzanie-kryzysowe [dostęp 2023-04-02].. Na poziomie powiatów za proces zarządzania kryzysowego odpowiada Starosta, zaś na poziomie gmin Wójt lub Burmistrz. Ich organami pomocniczymi w zakresie w zarządzania kryzysowego mogą być powiatowy lub gminny zespół zarządzania kryzysowego. Często dla powyższych, przyjętych w ustawie nazw organów, zamiennie stosuje się nazwę „sztab kryzysowy”, chociaż taki termin w ustawach nie występuje.
Idea sztabu kryzysowego zawiera się w zadaniach i konstrukcji zespołu zarządzania kryzysowegoMichał Brzeziński, Sytuacja kryzysowa w rozumieniu ustawy z dnia 26 kwietnia 2007 r. o zarządzaniu kryzysowym–analiza pojęcia, Kwartalnik Naukowy OAP UW” e-Politikon”, 2013.. Samo słowo „sztab” pojawia się natomiast w szeregu dokumentów i rozporządzeń, w tym np. w Zarządzeniu nr 213 Komendanta Głównego Policji z dnia 28 lutego 2007 r. w sprawie metod i form przygotowania i realizacji zadań Policji w przypadkach zagrożenia życia i zdrowia ludzi lub ich mienia albo bezpieczeństwa i porządku publicznego.