Kasztelan miał 3 zastępców: wojskiego (tribunus), który pod nieobecność zwierzchnika kierował administracją kasztelanii i dowodził wojami, sędziego (iudex castri) i włodarza, który zajmował się poborem od ludności chłopskiej okręgu danin należnych monarchii z tytułu prawa książęcego. Część dochodów z tych danin i z opłat sądowych przypadała kasztelanom, jako uposażenie związane ze sprawowanym urzędem. Wśród historyków panuje przeświadczenie, że sieć kasztelanii utworzono w pierwszych dziesięcioleciach istnienia polskiej państwowości, prawdopodobnie organizując okręgi grodowe z istniejących wcześniej opoli. Rozwijający się w XIII w. immunitet, zwalniając ludność dóbr kościelnych i rycerskich od podległości prawu książęcemu i kasztelańskiej jurysdykcji, prowadził do upadku kasztelanii. W 1. połowie XIV w. system zarządu oparty na kasztelanii ustąpił ostatecznie miejsca administracji starościńskiej, a kasztelanowie przekształcili się w urzędników ziemskich. Siedzibą kasztelanii i kasztelanów najczęściej były grody, zamki warowne lub nieduże twierdze, nazywane też kasztelami.