klucze seryjne), przy korzystaniu z bankomatu, otwieraniu drzwi klatki schodowej, uruchamianiu telefonu komórkowego itd. Zapamiętanie ww. danych przekracza możliwości przeciętnego człowieka i w celu uniknięcia używania wszędzie tego samego hasła konieczne jest stosowanie poufnych, zabezpieczonych baz wraz ze specjalistycznym oprogramowaniem do ich obsługi.
Działanie menedżera i bazy Program na początku stosowania tworzy plik bazy, który zabezpieczany jest hasłem głównym (master password) i/lub plikiem klucza (key file). Hasło to należy zapamiętać i użyć specjalnej techniki do jego ukrycia – użyteczna może być np. mnemotechnika. Zalecane jest, aby hasło było tzw. hasłem silnym, gdyż znacząco podnosi to poziom zabezpieczenia utworzonej bazy. Jednocześnie należy pamiętać, że hasło to jest daną krytyczną – jego utrata (zapomnienie czy niemożność odszukania) oznacza w zasadzie utratę bazy danych, biorąc pod uwagę rozsądny, a nie astronomiczny budżet. Autorzy menedżerów zazwyczaj ostrzegają, że nie będą w stanie, i nie zajmują się odzyskiwaniem utraconych haseł głównych.