Od XII wieku Kruszwica miała swojego kasztelana, czyli urzędnika sprawującego władzę w grodzie i podległym mu terenie. Pierwszym był Piotr Wszeborowic Wielki od 1176 roku, ten sam który ufundował rotundę w Strzelnie. To on rozkazał ustawić w odległości 52 km od Kruszwicy drogą na Kalisz inskrypcję, która mówiła, że jesteś w połowie drogi do Kruszwicy.
Znane są liczne dokumenty dotyczące kasztelanii kruszwickiej: szczegółowe dokumenty dotyczące miejscowości przynależących do kasztelanii. Dokument z 1 września 1199 roku wydanego przez Bolesława Pobożnego mówi o oddzieleniu się od Kruszwicy kasztelanii radziejowskiej.
Od XII wieku Kruszwica była siedzibą archidekanatu terytorialnego, do którego należały dekanaty – inowrocławski i radziejowski. W XIV wieku należało do niego 7 parafii, a w XV wieku już 12 parafii.
Ze źródeł z 1295 roku wynika, że Kruszwica była województwem. Pierwszym wojewodą był Adam. W późniejszych dokumentach tytuł wojewody się powtarza.