Ogólna charakterystyka Z wyglądu użyty do spisania gramoty płat brzozy jest podłużny, przycięty na krawędziach. Jego rozmiar wynosi 15–40 cm długości i 2–8 cm szerokości. W całości przetrwało około 25% znalezionych dokumentów. Pozostałe fragmentarycznie lub niemal całkowicie zostały zniszczone przez ogień i suszę lub wskutek innych przyczyn, które spowodowały m.in. odbarwienie. Najczęściej jednak gramoty były niszczone celowo po przeczytaniu tekstu przez adresata: większość dokumentów wyrzucano w momencie, gdy spełniły swoje zadanie. Znaleziska te nie są więc związane z odkryciem dawnego archiwum, urzędu bądź kancelarii. Wyjątek stanowi sadyba E na Trojeckim Przedmieściu Nowogrodu Wielkiego – w miejscu siedziby znajdował się w XII wieku wspólny budynek sądu księcia i namiestnika. O praktyce celowego niszczenia korespondencji na korze brzozowej wspominał Cyryk z Nowogrodu w dwunastowiecznym dziele Pytania, w którym rozważał kwestię, czy jest grzechem chodzenie po pociętych gramotach.