Procedury tyczą się kontroli: dokumentów, zapisów, audytów, wyrobów niezgodnych, realnych i potencjalnych niezgodności.
Struktura dokumentacji zazwyczaj jest przedstawiana w postaci hierarchii ważności i wzajemnego podporządkowania w postaci piramidy, co zapewnia jej przejrzystość. Praktyka wskazuje, że najlepiej rozpocząć dokumentację od procedur, następnie opracować instrukcji i inne dokumenty, a na samym końcu księgę jakości.
Właściwie prowadzona dokumentacja SZJ umożliwia spójność działania i komunikowania zamiarów w systemie, zatem stanowi nieodzowny element tego systemuU. Balon, Dokumentacja systemu jakości zgodnie z normami ISO serii 9000:2000, „Zeszyty Naukowe AE w Krakowie”, nr 653, 2004, s. 7–8.. Jej stosowanie otwiera perspektywy do osiągnięcia zgodności z wymaganiami klienta, do doskonalenia jakości i do zapewnienia odpowiedniego szkolenia, do zapewnienia powtarzalności i identyfikowalności oraz dla oceny skuteczności i ciągłej przydatności SZJW. Bral, Obieg i ochrona dokumentów w zarządzaniu jakością, środowiskiem i bezpieczeństwem informacji, Difin, Warszawa 2008, s. 12..