Dwukrotna obecność jednej osoby na liście mogła wynikać z tego, że zewidencjonowano dwie osoby o takich samych danych personalnych, lub że jedna osoba miała założone dwie sprawy – np. rozpracowanie i śledztwo, ale również rozpracowanie, a potem współpraca. Nieobecność na liście oznaczała, że w posiadaniu IPN nie znajdowała się teczka dotycząca danej osoby – teczki nie było lub została zniszczona, albo nie została jeszcze zewidencjonowana.
W katalogu dostępnym w czytelni IPN były widoczne tylko dwie pierwsze kolumny. Pozostałe dwie były ukryte za pomocą standardowego mechanizmu arkusza, co zapewne było uznawane za ochronę danych w nich zawartych. Ochrona taka była iluzoryczna i łatwa do ominięcia.
Dane z kolumn „odkrytych” Dane te były dostępne od początku rozpowszechniania listy w internecie, natomiast nie wiadomo, czy dostępne przedtem dane w plikach PDF zawierały tylko te dane, czy również dane z kolumn „zakrytych”.
Sygnatura Ujawnione dane ze względu na wyjątkową szczupłość informacji i brak oficjalnych interpretacji IPN nastręczały istotne trudności w ich właściwej interpretacji. Przez pewien czas jedyną dostępną wskazówką była sygnatura, zbudowana według poniższej struktury: IPN BU oznaczenie nr1 / nr2