System EZD pozwala wyszukać i sporządzić listę przesyłek, które nie zostały włączone bezpośrednio do systemu EZD – odbywa się to w szczególności ze wskazaniem nośników, na których się one aktualnie znajdują.
Po zakończeniu sprawy przesyłki przekazywane na informatycznych nośnikach danych są przekazywane do składu informatycznych nośników danych. Podmiot może prowadzić kilka składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych. Jeżeli następuje potrzeba wyjęcia dokumentacji ze składu informatycznych nośników danych, to należy to udokumentować w jeden z dwóch przewidzianych sposobów:
1) włożyć w ich miejsce kartę zastępczą, która zawiera znak sprawy, jej tytuł, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego dokumentację bądź nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której dokumentację wysłano, oraz termin zwrotu
2) odnotować te informacje w systemie EZD w sytuacji, gdy zapewnia on powiązanie informacji o wyjęciu dokumentacji z odpowiadającymi jej aktami sprawy. Instrukcja kancelaryjna przewiduje również możliwość wykonania kopii wyjmowanej dokumentacji.
Przesyłki przekazywane na informatycznym nośniku danych w systemie tradycyjnym