W systemie tradycyjnym przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych można podzielić na: przekazywane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych lub stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym. Przesyłki przekazywane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku. W przypadku pism w postaci papierowej, do których załącznikiem jest przesyłka przekazana na informatycznym nośniku danych, przesyłki te podlegają rejestracji zgodnie z zasadami rejestracji przesyłek na nośniku papierowym. Należy przy tym odnotować w rejestrze przesyłek wpływających informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych.
Jeżeli ze względu na typ dokumentu elektronicznego lub objętość dokumentu elektronicznego nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, należy najpierw wydrukować tylko część przesyłki albo sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce oraz nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku. Podobnie w przypadku, gdy niemożliwe jest wydrukowanie nawet części przesyłki. Następnie informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołącza się do wydruku aż do momentu zakończenia sprawy.