W zakonach noszą oni tytuł generała, prowincjała, inspektora, wizytatora czy też opata lub przeora-administratora, ale spotykane są również inne nazwy takiej funkcji. Obecnie do Konferencji należy 59 zgromadzeń zakonnych, które w Polsce mają 76 swoich jednostek, gdyż niektóre ze zgromadzeń maja więcej niż jedną prowincję, inspektorię czy opactwo. Na koniec 2021 roku skupiały one około 10 703 zakonników, w tym ponad 7913 w Polsce i 2790 poza granicami. Zgodnie z obowiązującym Statutem KWPZM, organami KWZPM są: zebranie plenarne, przewodniczący Konferencji, konsulta, komisja rewizyjna, sekretariat generalny, komisje oraz delegaci KWPZM w diecezjach. Ważną rolę w bieżącym funkcjonowaniu Konferencji odgrywa Forum Współpracy Międzyzakonnej.
Analogiczną instytucją dla zakonów żeńskich jest Konferencja Wyższych Przełożonych Żeńskich Zgromadzeń Zakonnych.