Kupując większe partie dostaw w celu uzyskania znaczących obniżek stawek transportowych i zniżek cenowych, firma gromadzi zapasy w sytuacji, gdy wymienione korzyści są wyższe niż koszty utrzymania zapasów. Utrzymanie zapasów może być również podyktowane względami kalkulacyjnymi, takimi jak przewidywanie przyrostu cen, zmiany stopy procentowej kredytów, wahania kursów walut. Zmiany tych parametrów są spowodowane inflacją. W ocenie opłacalności utrzymania zapasów w warunkach inflacji porównuje się oszczędności uzyskane w wyniku tworzenia zapasów produktów, nabywanych wcześniej po niższych cenach, z kosztami utrzymania zapasów i utraconymi korzyściami z tytułu zaniechania alternatywnych możliwości wydatkowania tych środków. Zapasy ograniczają ryzyko związane z niepewnością w dostawach i czasie dostaw. W wielu przypadkach poziom zaopatrzenia firmy na dane dobra, niezbędne do produkcji, czas realizacji zamówień, nie są dokładnie znane. W związku z tym jest konieczne utrzymanie zapasu bezpieczeństwa adekwatnego do potrzeb produkcyjnych firmy. Taki zapas chroni również firmę przed nagłymi zdarzeniami, takimi jak strajki, pożary, powodzie.