Rzecznik 1 lutego 2017 r. Prezes Urzędu Transportu Kolejowego Ignacy Góra powołał na stanowisko Rzecznika Praw Pasażera Kolei Joannę Marcinkowską. Kadencja Rzecznika wynosi 5 lat.
Obsługa Rzecznika oraz siedziba Obsługę organizacyjną Rzecznika zapewnia Urząd Transportu Kolejowego, w którego siedzibie urzęduje Rzecznik. Wykonuje on swoje zadania przy pomocy zespołu – pracowników UTK. Rzecznik i osoby pracujące w zespole Rzecznika działają niezależnie od Prezesa UTK. Osoby prowadzące postępowania nie kierują się zaleceniami tego organu, w tym nie są związane ustaleniami z postępowań nadzorczych czy interwencyjnych prowadzonych przez Prezesa UTK.
Budżet Maksymalny limit wydatków budżetu państwa przeznaczonych na wykonywanie zadań Rzecznika Praw Pasażera Kolei został w latach 2017–2026 określony na 364 000 zł rocznie.
Instytucja Rzecznika Podstawą prawną funkcjonowania Rzecznika jest regulacja zawarta w rozdziale 3a „Rzecznik Praw Pasażera Kolei oraz pozasądowe rozwiązywanie sporów konsumenckich” ustawy z dnia 28 marca 2003 r. o transporcie kolejowym, który został dodany na mocy ustawy z dnia 23 września 2016 r.