Programska oprema za davčne blagajne je vrsta poslovke programske opreme, namenjena evidentiranju prodaje, izdajanju računov in izvajanju postopkov, povezanih z davčnim oziroma fiskalnim potrjevanjem računov. Pogosto je del širšega sistema prodajnega mesta (POS).
Programska oprema lahko poleg izdaje računov vključuje upravljanje izdelkov in storitev, načinov plačila, uporabnikov, prodajnih podatkov, zaloge in povezav z drugimi poslovnimi sistemi.
Osnovno delovanje
Pri prodaji uporabnik v programu izbere izdelek ali storitev, določi količino in način plačila ter zaključi transakcijo. Program nato ustvari račun in, kadar to zahteva veljavna zakonodaja, izvede postopek davčnega oziroma fiskalnega potrjevanja.
Podatki o transakciji se shranijo v podatkovno zbirko blagajniškega sistema. Glede na zasnovo programa se lahko podatki hranijo lokalno, v oddaljenem informacijskem sistemu ali v kombinaciji obeh načinov.
Sestavni deli sistema
Programska rešitev za davčno blagajno je lahko sestavljena iz več delov:
blagajniške aplikacije; lokalne ali oddaljene podatkovne zbirke; spletnega zalednega sistema; sistema za uporabnike in uporabniške pravice; vmesnikov za povezavo z zunanjimi sistemi; programske podpore za tiskanje računov; sistema za poročila in arhiviranje podatkov.
Posamezne rešitve lahko uporabljajo le del navedenih komponent.
Blagajniška aplikacija
Blagajniška aplikacija je uporabniški del sistema, v katerem se izvaja prodajna transakcija.
Običajne funkcije vključujejo:
izbiro izdelkov ali storitev; spreminjanje količin; uporabo popustov; izbiro načina plačila; izdajo računa; pregled predhodno izdanih računov; stornacijo ali popravek dokumenta, kadar je ta dovoljen; prijavo uporabnika.
Programska oprema je lahko nameščena na osebnem računalniku, tablici, telefonu ali namenski napravi POS.
Davčno potrjevanje računov
Davčno potrjevanje je postopek, pri katerem se podatki o izdanem računu obdelajo v skladu z zahtevami davčnega oziroma fiskalnega sistema posamezne države.
Način izvajanja postopka je odvisen od nacionalne zakonodaje. Programska oprema mora zato pri uporabi v posamezni državi podpirati podatkovne strukture, komunikacijske postopke in druge zahteve, ki veljajo za tamkajšnji sistem davčnega potrjevanja.
Delovanje brez internetne povezave
Nekatere blagajniške aplikacije omogočajo lokalno izvajanje dela funkcij ob začasni odsotnosti internetne povezave.
Pri takšni zasnovi se podatki začasno shranijo na napravi oziroma lokalnem strežniku. Po ponovni vzpostavitvi povezave se podatki sinhronizirajo z oddaljenim sistemom ali drugo storitvijo.
Možnost dela brez internetne povezave ne pomeni nujno, da lahko brez povezave delujejo tudi zunanje storitve, kot so kartična plačila, računovodske integracije ali druge spletne povezave.
Mobilne davčne blagajne
Mobilna davčna blagajna je blagajniška programska oprema, ki se uporablja na prenosni napravi, na primer telefonu, tablici ali namenskem mobilnem terminalu.
Takšne rešitve se uporabljajo pri:
mobilni prodaji; terenskih storitvah; stojnicah; sejmih in dogodkih; gostinski strežbi.
Mobilna naprava se lahko povezuje z zunanjim tiskalnikom ali uporablja napravo z vgrajenim tiskalnikom.
Stacionarne davčne blagajne
Stacionarna programska blagajna se uporablja na stalnem prodajnem mestu. Običajno je nameščena na blagajniškem računalniku ali namenski napravi POS.
Sistem se lahko povezuje z dodatno strojno opremo, kot so:
tiskalnik računov; čitalnik črtnih kod; zaslon na dotik; blagajniški predal; tehtnica; plačilni terminal.
Podpora posamezni napravi je odvisna od programske in strojne zasnove sistema.
Izdelki, storitve in ceniki
Blagajniška programska oprema običajno vsebuje šifrant izdelkov oziroma storitev.
Podatki lahko vključujejo:
naziv; ceno; davčno stopnjo; kategorijo; mersko enoto; črtno kodo; podatke o zalogi.
Nekateri sistemi podpirajo več cenikov oziroma časovno ali lokacijsko različne cene.
Načini plačila
Program omogoča beleženje načina, na katerega je bila posamezna transakcija poravnana.
Med običajnimi načini so:
gotovina; plačilna kartica; nakazilo; drugi vnaprej določeni načini plačila.
Blagajniška aplikacija in plačilni terminal sta ločena sistema, vendar sta lahko programsko povezana.
Povezava s plačilnim terminalom
Pri integriranem kartičnem plačilu blagajniška programska oprema pošlje znesek transakcije plačilnemu terminalu. Terminal izvede plačilni postopek in rezultat vrne blagajniški aplikaciji.
Pri neintegriranem načinu uporabnik znesek praviloma vnese na terminal ločeno.
Uporabniki in pravice
Blagajniška programska oprema lahko podpira več uporabnikov.
Za posameznega uporabnika je mogoče določiti pravice, na primer za:
izdajanje računov; uporabo popustov; spreminjanje naročil; stornacijo računov; urejanje podatkov; pregled poročil.
Nekateri sistemi beležijo tudi zgodovino dejanj posameznih uporabnikov.
Zaledni sistem
Spletni ali lokalni zaledni sistem se uporablja za nastavljanje in upravljanje podatkov, ki jih uporablja blagajna.
V njem se lahko urejajo:
izdelki in storitve; ceniki; poslovni prostori; uporabniki; načini plačila; zaloga; dokumenti; poročila.
Zaledni sistem je lahko del istega programa kot blagajniška aplikacija ali ločena aplikacija.
Poročila
Programska oprema za davčne blagajne lahko pripravlja poročila iz podatkov o izvedenih transakcijah.
Med običajnimi podatki so:
vrednost prodaje; število računov; prodaja po izdelkih; prodaja po časovnih obdobjih; načini plačila; podatki po uporabnikih.
Obseg poročil je odvisen od posamezne programske rešitve.
Zaloga in materialno poslovanje
Nekateri sistemi POS vključujejo tudi funkcije upravljanja zaloge.
Te lahko vključujejo:
stanje zaloge; prejem blaga; dobavnice; inventuro; več skladišč; spremljanje porabe materiala.
Blagajniški in skladiščni del sta lahko vključena v isto programsko rešitev ali povezana prek programskega vmesnika.
Integracije
Programska oprema za davčne blagajne se lahko povezuje z drugimi informacijskimi sistemi.
Pogoste vrste povezav vključujejo:
računovodske programe; plačilne terminale; sisteme za dostavo in spletna naročila; spletne trgovine; sisteme za rezervacije; programe za upravljanje zaloge; sisteme za elektronske račune; poslovne informacijske sisteme ERP; sisteme CRM.
Povezovanje se lahko izvaja prek programskih vmesnikov (API), datotečnega izvoza ali drugih podatkovnih povezav.
Programski vmesniki
Nekatere blagajniške rešitve vsebujejo programski vmesnik (API), prek katerega zunanji program dostopa do določenih funkcij ali podatkov sistema.
Vmesnik se lahko uporablja za:
prenos izdelkov; prenos podatkov o računih; sinhronizacijo zaloge; povezavo z računovodstvom; ustvarjanje transakcij iz zunanjih aplikacij; pripravo podatkov za poslovno analitiko.
Razlika med davčno blagajno in plačilnim terminalom
Davčna blagajna in plačilni terminal imata različni vlogi.
Davčna blagajna vodi podatke o prodajni transakciji in izdaja račun.
Plačilni terminal je naprava oziroma sistem za izvedbo elektronskega plačila, na primer s plačilno kartico.
Sistema sta lahko povezana, vendar plačilni terminal sam po sebi praviloma ne nadomešča blagajniške programske opreme.
Razlika med POS sistemom in davčno blagajno
POS (point of sale) je širši pojem za sistem, ki se uporablja na prodajnem mestu.
POS sistem lahko vključuje:
blagajniško programsko opremo; strojno opremo; plačilni terminal; zalogo; poročila; integracije z drugimi sistemi.
Davčna blagajna je lahko del takšnega sistema, pri čemer mora pri uporabi za davčno potrjevanje računov izpolnjevati zahteve posamezne zakonodaje.
Področja uporabe
Programska oprema za davčne blagajne se uporablja v različnih dejavnostih, med drugim:
gostinstvu; manjši maloprodaji; storitvenih dejavnostih; mobilni prodaji; na stojnicah; sejmih in dogodkih.
Funkcionalnosti se razlikujejo glede na vrsto dejavnosti in posamezno programsko rešitev.
Glej tudi
Davčna blagajna Prodajno mesto Plačilni terminal Račun (računovodstvo) Elektronski račun Programski vmesnik ERP CRM
Sklici
Kategorija:Programska oprema