Kluczowe pytania, jakie obejmuje analiza wiążą się z decyzją: czy dana sprawa wymaga jakiejś akcji? (ang. Is it actionable?) jeśli nie, możliwe są następujące działania: przeniesienie do archiwum przeniesienie na listę „być może/w przyszłości” (ang. someday/maybe) wyrzucenie do śmieci jeśli tak, jakie jest następne zadanie związane z tą sprawą? (ang. What’s the next action?) – a mając to zadanie określa się decyzje zrobić to (jeśli zajmuje mniej niż dwie minuty) delegować innej osobie odłożyć do kalendarza, jeśli zadanie zostało ściśle określone czasowo do listy następnych zadań, aby zostało wykonane tak szybko, jak to jest możliwe
Zasadnicza jest reguła dwóch minut: jeśli zrobienie czegoś zajmuje mniej niż 2 minuty, należy to zrobić od razu, a nie przenosić tego zadania do dalszego etapu.
Porządkowanie Porządkowanie (ang. organizing) zadań, będących efektem poprzedniego etapu zapewnia prawidłową organizację pracy.
Następne zadanie (ang. next action) to najmniejsza cząstka pracy gotowa do wykonania natychmiast, nie posiada wewnętrznych kroków. Zadania powinny być zorganizowane według kontekstu ich wykonania, tak aby w momencie wykonania jednego zadania, mieć pod ręką i inne.