Przykładowe konteksty to: przy komputerze w biurze w domu na mieście telefony do wykonania agendy (na spotkanie z określoną osobą)
Projekt (ang. project) to każda „dziura” w zobowiązaniach, która wymaga wykonania więcej niż jednego zadania. Każdy projekt powinien mieć przypisane choć jedno następne zadanie.
Np. projektem może być „Napisanie raportu”, zaś kolejnymi zadaniami „Zadzwoń do Tomka w sprawie terminu”, „Zrób pobieżny plan”. Listy zadań i projektów mogą być utrzymywanie fizycznie w programie komputerowym, lub pisane ręcznie.
Specjalne rodzaje list to: Zadania oczekujące (ang. waiting for) – w przypadku wydelegowania zadania do innej osoby, Być może/w przyszłości (ang. someday/maybe) – zadania lub projekty, co do których nie podejmuje się obecnie żadnych zobowiązań
Allen ogranicza funkcję kalendarza wyłącznie do przypominania o zadaniach, które muszą być wykonane w danym momencie.
Przegląd Przegląd (ang. review) to obowiązek codziennej inspekcji list zadań i kalendarza. Przynajmniej raz w tygodniu Allen zaleca wykonanie pełnego przeglądu (weekly review), w którym następuje przetwarzanie spraw z koszyka i przeglądanie wszystkich zadań i projektów.