Akcja zbierania materiałów archiwalnych obmyślana została na szeroką skale, nie tylko w postaci gromadzenia ich we własnym archiwom ale i poprzez ewidencjonowanie możliwie wszystkich materiałów źródłowych rozsypanych po kraju.
Przeszkodą w realizacji tych planów był brak dostatecznych środków finansowych (w pierwszym roku istnienia przychody Instytutu wynosiły 17 950 000 marek, równoważność 17 złotych), jak i fakt że założyciele Instytutu prowadzili intensywną działalność polityczną, która powodowała, że sprawy Instytutu były często odsuwane na dalszy plan.
Lata 1926–1936 Jesienią 1926 roku Instytut zawarł umowę z szefem Wojskowego Biura Historycznego generałem brygady Julianem Stachiewiczem. Na podstawie tej umowy Wojskowe Biuro Historyczne przyjęło w depozyt archiwum, przydzieliło Instytutowi lokal i obiecało udzielić pomocy przy porządkowaniu aktów. To osiągnięcie stanowiło przełom w działalności Instytutu, pozwalając na rozszerzenie działalności zarówno archiwalnej jak i naukowej i wydawniczej. Dokooptowanie do Zarządu gen. Stachiewicza, wybitnego historyka i organizatora pomogło Instytutowi rozwijać się i rosnąć. Nowy statut, opracowany przez dr Wacława Lipińskiego został przyjęty 26 marca 1930, a zatwierdzony przez Rząd RP 30 kwietnia 1931.