Pierwsza sesja konferencji (numerowana jako III Broszura Stała Konferencja Muzeów, Archiwów i Bibliotek Polskich na Zachodzie, , Londyn 2003.) zrzeszającej już 10 członków odbyła się w zamku Montrésor w dniach 19 i 20 września 1981. Na sesji tej uchwalono też statut konferencji.
Konferencja od początku była pomyślana nie jako nadrzędna organizacja, ale raczej jako luźne zgromadzenie. W pierwszym statucie uchwalonym na sesji w 1981 roku zawarto następujące sformułowanie: Stała Konferencja MBPZ nie posiada władz nadrzędnych. [...] Jej działalność koordynuje Sekretariat, przejmowany automatycznie przez instytucję członkowska organizująca doroczną sesję. W roku 1987, na dziewiątej sesji w Solurze dodano słowo Archiwów do nazwy konferencji, a także wprowadzono zastrzeżenie Członkami MABPZ są instytucje działające w duchu niepodległościowym, co wyklucza możliwość współpracy z władzami komunistycznymi.
Jako cel Konferencja stawia sobie ...koordynację działalności instytucji członkowskich, otaczających swoją troska dorobek i rozwój kultury polskiej oraz prezentujący wolnemu światu jej bogactwo i nierozerwalność z humanistyczną kulturą europejską.